Затраты на ИТ – это самая большая статья расходов в у правленческих расходах компании. Недофинансирование ИТ приводит к отставанию компании по сравнению с конкурентами, но чаще руководство наоборот принимает решения по внедрению дорогостоящих ERP, когда можно было бы обойтись менее дорогостоящими и более функциональными продуктами, тем самым подрывая эффективность компании и снижая ее экономические показатели. Не менее распространенной является ошибка руководителя, внедряющего новый дорогой ИТ-продукт, вместо отлаживания внутренних бизнес-процессов на уровне орг структуры. 

             Среди все ИТ затрат существуют статьи, в которых расходы прозрачны и можно точно рассчитать экономическую эффективность того или иного решения. В первую очередь, это затраты на печать документов, затраты на ввод документов, затраты на покупку и обслуживание рабочих станций и серверов. Например: печать документов. Для печати можно рассчитать оптимальный вариант с минимальными затратами. Учитывая ресурс различных моделей принтеров, стоимость обслуживания и капитальных ремонтов, стоимость чернил/тонера (в том числе возможность использования совместимых расходных материалов) мы можем подобрать оптимальный вариант, исходя из средних объемов печати. При хорошей организации процесса печати стоимость монохромной печати должна составлять ниже 0,46 рубля за одну страницу. Большую экономию расходов на внутренней печати документов можно получить за счет перехода на электронный документооборот и систему электронного документооборота EDA между клиентами. 

            В рамках финансового аудита ИТ-бюджетов важно обратить внимание на стоимость закупки рабочих станций и серверов. Исходя из нашего опыта, если производятся тендеры на закупку не брендового оборудования с 5-летними контрактами на обслуживание, то удается достигнуть высоких показателей экономии. 

            Анализируя данные по госзакупкам за прошедшие периоды, мы можем подготовить аналитические справки для обоснования ИТ-бюджетов или бюджетов ИТ-проектов. 

            Согласно статистике, около половины бюджетов ИТ тратятся на внедрение и поддержку систем управления предприятием, в первую очередь, SAP R3. В среднем по стране откаты при внедрении ERP составляют 5-15% для коммерческих структур и 40-70% для госструктур. При этом главной проблемой для предприятия является не хищение средств при внедрении, а нарушение бизнес-процессов и увеличение трудоемкости работы для сотрудников. После внедрение SAP R3 ФОТ ИТ-сотрудников увеличивается в 2 раза, а у сотрудников, которые занимаются вводом первички в 1,5-2.  А главное, что жесткая фиксация бизнес-процессов лишает компанию гибкости в конкурентной борьбе и это, в свою очередь, приводит к падению оборотов примерно на 3-5% в год.   

           В большинстве случаев владельцы бизнес-процессов замотивированы не на снижение себестоимости операции, а на снижение количества ошибок и увеличении контроля над процессом. В результате, при внедрении многих систем закладываются лишние операции, что приводит к увеличению издержек в компании до 50%. Например, при внедрении WMS. 

           Не меньше экономического ущерба компании приносят "токсичные сотрудники" на разных уровнях управленческой цепочки. Так, например, "токсичный" руководитель среднего звена для того, чтобы искусственно увеличить свою значимость в компании, усложняет требования к информационным системам, что в конечном итоге приводит к удорожанию услуг ИТ-службы.

           Большой статьей затрат в бюджете ИТ составляют расходы на сотовую связь сотрудников. Тщательный анализ тарифов и грамотно проведенные переговоры с представителем поставщиком сотовой связи помогут в значительной мере снизить расходы по этой статье. 

           Если проанализировать многочисленные финансовые данные большинства крупных российских компаний, то суммарные затраты на ИТ по отношению к обороту компании составляют от 0,5% до 1%.  В низкомаржинальных крупных компаниях такой показатель может составлять 0,1%. А в компаниях с большим весом ИТ в бизнесе этот показатель может доходить до 5% - 7%. Средние затраты на одного пользователя за год, которые рассчитываются по следующей формуле: суммарный бюджет ИТ в год / количество пользователей, составляю от 20 000 рублей до 40 000 рублей. В случае внедрения SAP R3 стоимость 1 пользователя составляет 250 000 рублей в год. Так же важным показателем является количество пользователей, которое обслуживает 1 сотрудник ИТ. Показатель рассчитывается как отношение общего количества сотрудников к количеству сотрудников службы поддержки. Обычно один сотрудник службы поддержки обслуживает от 80 до 100 пользователей. В зависимости от роли ИТ и сложности бизнеса этот показатель может варьироваться от 60 до 500. 

           Мы готовы предложить качественный аудит ИТ-бюджета по всем перечисленным статьям расхода и по результатам аудита предложить готовые решения по оптимизации расходов. Для каждого клиента мы используем индивидуальный подход. В среднем для компаний малого и среднего бизнеса стоимость аудита ИТ бюджетов составляет от 80 000 до 120 000 рублей, для крупных компаний от 150 000 до 300 000 рублей.